Das Informationsportal zum zentralen E-Rechnungseingang für das Saarland

Elektronische Rechnungen für das Saarland

Der zentrale E-Rechnungseingang für saarländische Städte, Gemeinden und Landkreise, der Landesverwaltung und sonstiger öffentlicher Auftraggeber im Saarland.

Willkommen auf dem Informationsportal zum Thema E-Rechnung im Saarland


Im Saarland begann am 18.04.2020 der Auftakt für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung. Unternehmen steht ab diesem Termin die Möglichkeit offen, anstelle von Papier oder PDF Dokumenten, nun auch auf strukturierte Datenformate für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber im Saarland zurückzugreifen.

Die wichtigsten Informationen für Rechnungssteller im Überblick
Was ist eine E-Rechnung?


Bei E-Rechnungen handelt es sich stets um strukturierte Datensätze im XML Format. Sämtliche darin enthaltenen Werte -egal ob es sich um den Rechnungsbetrag oder die Auftragsnummer handelt- sind für die maschinelle Weiterverarbeitung nach bestimmten Vorgaben markiert.

Welche Anforderungen werden an eine E-Rechnung gestellt?

  • Zulässig sind zwei Syntaxen; „UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)“ sowie „UBL für Rechnungen und Gutschriften“ (Durchführungsbeschluss EU 2017/1870 der Kommission vom 16. Oktober 2017).
    Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um zwei alternative Regelwerke, in denen eine Verfahrensweise bei der Markierung der Rechnungsdaten beschrieben wird.

  • Zusätzlich muss das semantische Datenmodell nach EN 16931-1, herausgegeben vom Europäischen Komitee für Normierung (CEN) eingehalten werden. In diesem Modell sind die in einer E-Rechnung befindlichen Informationen und deren Zusammenhänge geregelt. Darin beschrieben sind die notwendigen Mindestangaben, die eine E-Rechnung zu enthalten hat. Ebenso wird aufgeführt, welche Angaben in einer E-Rechnung zulässig sind.

  • Im Rahmen von Kernrechnungsanwendungsspezifikationen (engl. Core Invoice Usage Specification, CIUS) können auf nationaler Ebene ergänzende Geschäftsregeln formuliert werden. Als maßgebliche CIUS für die Bundesrepublik Deutschland ist in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017 der Standard XRechnung, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, festgelegt worden.

    Entsprechend der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes (eReVo-SL), veröffentlicht im Amtsblatt des Saarlandes vom 30. Juli 2020, ist
    für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber im Saarland grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden (§ 4 Abs. 1 eReVo-SL).

    • Besteht für Unternehmen eine Verpflichtung zur Stellung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Saarland?


    Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung im Saarland (eGovG-SL) in der im Amtsblatt des Saarlandes am 12. September 2019 veröffentlichten Änderung ermächtigt die Landesregierung in § 10a Abs. 3 eGovG-SL, durch Rechtsverordnung entsprechende Vorschriften zu erlassen. Hiervon wurde im Rahmen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes (eReVo-SL), veröffentlicht im Amtsblatt des Saarlandes am 30. Juli 2020, Gebrauch gemacht. Dementsprechend sind Auftragnehmer ab dem 01.01.2022 regelmäßig zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber im Saarland verpflichtet (§§ 3 Abs. 1, 7 Abs. 1 eReVo-SL).

    Ausgenommen von dieser -ab Januar 2022 inkrafttretenden- Verpflichtung sind nach § 3 Abs. 2 eReVo-SL zwei wesentliche Fälle:

  • Die Abrechnung von Beträgen von 1.000 € und weniger
  • Die Rechnungsstellung bei Bar- und Sofortzahlungen mit schuldbefreiender Wirkung, unabhängig von dem Rechnungsbetrag

    • Wo können Unternehmen eine E-Rechnung zur Übermittlung einreichen?


    Die Übermittlung von E-Rechnungen an saarländische Landesbehörden, teilnehmende Kommunen und Landkreise sowie weitere öffentliche Auftraggeber im Saarland erfolgt -im Rahmen eines länderübergreifenden Kooperationsprojektes- über den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz, betrieben vom Landesbetrieb Daten und Information. Bevor Rechnungssteller den Zentralen E-Rechnungseingang RLP nutzen können, müssen sich diese einmalig für den Zugang zum Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren und die entsprechenden Nutzungsbedingungen akzeptieren.

    Nehmen sämtliche öffentliche Auftraggeber im Saarland am zentralen E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz teil?


    Nein, den öffentlichen Auftraggebern des Saarlandes steht die Ausgestaltung des E-Rechnungseinganges nach der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes (eReVo-SL) teilweise frei. Ohne Rücksprache mit dem Auftraggeber kann daher nicht auf dessen Teilnahme am zentralen Rechnungseingang geschlossen werden. Während Behörden des Landes zur Nutzung des ZRE verpflichtet sind (§ 4 Abs. 5 eReVo-SL), erfolgt die Teilnahme kommunaler Stellen im Saarland auf freiwilliger Basis.

    Auf welchem Wege können Unternehmen eine E-Rechnung zur Übermittlung einreichen?


    Aktuell werden Unternehmen nach der Einrichtung ihres Nutzerkontos und Zustimmung der Nutzungsbedingungen zwei Möglichkeiten zum Einbringen von E-Rechnungen angeboten:

  • durch das Hochladen einer E-Rechnung über den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz
  • durch den Versand der E-Rechnung in einem E-Mailanhang an die Funktionsadresse ZRE-RLP@poststelle.rlp.de

    • Bei der Übermittlung per Mail ist neben der E-Rechnung kein weiterer Dateianhang zulässig. Rechnungsbegründende Unterlagen sind -falls vorhanden- korrekt im XML der E-Rechnung einzubetten.

    Welche Informationen benötigen Unternehmen vom Auftraggeber?


    Die Weiterleitung der E-Rechnung an die saarländischen Rechnungsempfänger wird am Zentralen Rechnungseingang über Leitweg-Identifikationsnummern realisiert. Jedem Rechnungsempfänger ist eine oder mehrere dieser eindeutigen Nummern zur Adressierung zugewiesen. Zur erfolgreichen Übermittlung einer E-Rechnung ist es notwendig, dass der Rechnungssteller korrekte Angaben in Bezug auf die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers gemacht hat. Daher bietet es sich an, diese im Rahmen der Auftragserteilung abzufragen.

    Sofern der öffentliche Auftraggeber -bereits bei Beauftragung der abzurechnenden Leistung- Werte für die Lieferantennummer und/oder der Bestellnummer vorgegeben hat, sind diese ebenfalls verpflichtend in den entsprechenden Informationselementen zu hinterlegen. Diese Nummern dienen der internen Rechnungsweiterverarbeitung.

    Die Bezeichnung eines Informationselementes in der XML-Datei hängt von der gewählten Syntax ab (UBL oder CII). Nachfolgend die Kennungen dieser Informationselemente -oft auch als Business Term (BT) bezeichnet- nach dem semantischen Datenmodell, in der Implementierung des X-Rechnungsstandards.

  • Die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID des Rechnungempfängers ist als Wert in BT-10 (Buyer reference) zu hinterlegen.
  • Die vom Auftraggeber mitgeteilte Bestellnummer ist als Wert in BT-13 (Purchase order reference) zu hinterlegen
  • Die vom Auftraggeber mitgeteilte Lieferantennummer ist als Wert in BT-29 (Seller Identifier) zu hinterlegen

    • Was passiert mit einer E-Rechnung nach Übermittlung im Zentralen E-Rechnungseingang?


    Eingebrachte Rechnungen werden im Hinblick auf das Vorliegen der technischen und formalen Anforderung einer E-Rechnung überprüft. Kann zudem die angegebene Leitweg-ID einem Rechnungsempfänger zugeordnet werden, erfolgt die entsprechende Weiterleitung. Anderenfalls wird die Rechnung zurückgewiesen. Bitte beachten Sie, dass am Zentralen Rechnungseingang keine sachliche oder rechnerische Prüfung stattfindet.

    Erhalten die Rechnungssteller vom Zentralen Rechnungseingang Rückmeldung über die technische Prüfung einer E-Rechnung?


    Für jede E-Rechnung, die erfolgreich an den zentralen Rechnungseingang übermittelt wurde erhält der Rechnungssteller eine entsprechende Benachrichtigung. Sollte eine E-Rechnung am Zentralen Rechnungseingang zurückgewiesen werden, wird der Einreichende ebenfalls darüber in Kenntnis gesetzt.